Разработка автоматизированной системы и регламентирующей документации

На момент согласования проекта в организации была организована система исполнения поручений следующим образом: секретари выдавали исполнителям карточки поручений, назначенных руководителем лично, либо созданных на основании протоколов совещаний. Все протоколы, поручения, документы основания, приложенные к поручениям, отчеты исполнителей с приложениями выполнялись на бумажных носителях. Необходима была регламентация документации и система, которая будет выполнять эти функции.

Было принято решение провести анализ бизнес-процессов по назначению и исполнению поручений, разработать автоматизированную систему, а так же разработать регламентирующую документацию по использованию ПО на предприятии.

Автоматизированы следующие функциональные возможности:

• создание протоколов в ходе совещаний в организации;
• создание карточек комплексных мероприятий в организации;
• назначение поручений как самостоятельных, так и на основании протоколов и комплексных мероприятий;
• работа с поручениями руководителей и секретарей, включая создание, контроль, внесение изменений и комментариев, вложение дополнительных файлов, перенос сроков, отмена, отправка на доработку;
• работа с поручениями исполнителей, включая исполнение с вложением отчетов и дополнительных файлов, переназначение, запросы на разъяснение и перенос сроков;
• рабочее место руководителя и секретаря с отражением оперативной информации по назначенным поручениям, с отражением информации по просроченным срокам, статусам исполнения, запросам от исполнителей;
• рабочее место исполнителя с отражением оперативной информации по назначенным задачам, с отражением информации по просроченным срокам, статусам исполнения, комментариев руководителя и секретаря;
• формирование отчетов по исполнению поручений в разрезе различных фильтров, отчетов по комплексным мероприятиям; недельных, месячных, годовых отчетов по исполнительной дисциплине по регламентированным формам предприятия;
• разработаны методические материалы и проведены обучающие курсы для сотрудников предприятия по работе с системой.

Достигнутые цели:

1. В рамках исполнительной дисциплины на предприятии был осуществлен полный переход от бумажных носителей к реализации данных функций в автоматизированной системе.
2. Благодаря внедренной системе в организации был значительно повышен процент и снижены сроки исполнения поручений, за счет оперативного контроля руководителей, возможности быстрого формирования запросов, исключения ситуаций с потерями документов.
3. Достигнута прозрачность производительности труда и исполнительности сотрудников.
4. Повышена производительность сотрудников за счет организации удобного рабочего инструмента, отражающего все личные оперативные задачи исполнителя.
5. Снижены трудовые и временные затрат на формирование отчетов.

Также наши специалисты провели обучение пользователей системы, а также администраторов, выполняющий настройку программного продукта.